wat doet een functioneel beheerder (taken en competenties)?

wat is een functioneel beheerder?

Overal waar mensen werken, maken zij gebruik van informatiesystemen. Zonder de juiste informatie kunnen de bedrijfsprocessen niet goed verlopen. De functioneel beheerder zorgt dat de informatievoorziening optimaal functioneert en doorontwikkeld wordt op basis van de organisatie- en gebruikersbehoefte.

Ook zorgt de functioneel beheerder van een correct gebruik van de systemen en het gebruiksgemak. Bijvoorbeeld door vragen te beantwoorden, documentatie te verzorgen en communicatie te organiseren. Het is een rol waarin je veel met mensen werkt, dus sociale skills zijn belangrijk. Wel moet je ook de taal van ICT spreken. Je vertaalt de gebruikersbehoefte namelijk door naar technische opdrachten voor IT-specialisten.

verschil tussen functioneel beheerder en applicatiebeheerder

Functioneel beheerder en applicatiebeheerder worden vaak door elkaar gebruikt. Van oorsprong is er wel een verschil. De functioneel beheerder heeft diepgaand inzicht in het gebruik van systemen en het effect op de bedrijfsprocessen. Het is met name een mens- en procesgerichte rol die is gericht op gebruiksgemak. De functioneel beheerder gaat dus over bruikbaarheid van systemen op basis van de organisatiebehoefte. De rol van applicatiebeheerders is veel technischer. Applicatiebeheerders beheren een informatiesysteem op de technische werking, installatie, onderhoud en upgrading. Ook adviseren ze over welke softwaretoepassingen het bedrijf nodig heeft. Zij focussen zich met name op beschikbaarheid van systemen.

Een derde variant is functioneel applicatiebeheerder. Deze rol combineert de taken van de functioneel beheerder en applicatiebeheerder. Hierbij draait het dus zowel om functionele als technische werking van systemen.

Het artikel gaat hieronder verder.

wat zijn de taken van een functioneel beheerder?

• Vragen over informatiesystemen beantwoorden en incidenten oplossen
• Gebruikersfuncties beheren en inrichten
• Behoeften van de gebruikers en organisatie inventariseren
• Impact van aanpassingen op de bedrijfsprocessen vaststellen
• Wensen vertalen naar concrete opdrachten voor applicatiebeheer / leveranciers
• Functionele specificaties / requirements opstellen
• Acceptatietesten uitvoeren
• Aanpassingen uitrollen binnen de organisatie
• Documentatie en communicatie verzorgen
• Adviseren over updates aan de informatiesystemen

taken junior, medior en senior

• Junior functioneel beheerders focussen zich vaak op de gebruikersondersteuning. Dat wil zeggen: je behandelt vragen van collega’s en lost incidenten op. Ook voer je eenvoudige aanpassingen door en verzorg je tests.
• Medior functioneel beheerders richten zich op uitgebreide aanpassingen en complexere vragen. Ook verzorg je de implementatie van nieuwe of aangepaste functionaliteiten. Als medior moet je vaak over een BiSL certificaat beschikken.
• Senior functioneel beheerders buigen zich over systeembrede aanpassingen met grote impact. Vervolgens neem je de implementatie onder je hoede. Ook adviseer je over tijdlijnen en kosten. De senior heeft vaak certificaten als BiSL, Prince II en TMap in bezit.

Het artikel gaat hieronder verder.

welke competenties heeft een functioneel beheerder nodig?

• Als eerste aanspreekpunt voor gebruikers heb je goede communicatievaardigheden nodig. Je bent klantgericht, vraagt goed door op behoeften en managet de verwachtingen.
• Ook adviseren gaat je goed af. Je snapt de verschillende belangen die spelen en weet om te gaan met conflicten.
• Analytisch denken is een kerncompetentie van deze rol. Dit heb je nodig om oplossingen aan te dragen.
• Nauwkeurigheid spreekt voor zich. Je wilt fouten het liefst voorkomen, maar als ze toch voordoen wil je ze zonder concessies oplossen.
• In deze rol ben je een organisatietalent en kan je goed prioriteren. Er komt veel op je af. Informatiestromen worden tenslotte steeds complexer.
• Mediors en seniors moeten vaak ook beschikken over certificaten als BiSL, Prince II of TMap.

met wie werkt een functioneel beheerder samen?

Je bent de verbinder tussen ICT en bedrijfsvoering. Je schakelt enerzijds veel met gebruikers, anderzijds met ICT’ers zoals applicatiebeheerders en programmeurs. En natuurlijk met leveranciers of externe IT partners. Je weet veel van de bedrijfsprocessen en adviseert het management over de impact van wijzigingen. Je rapporteert vaak aan de ICT manager. Of in grote organisaties aan de teamleider functioneel beheer.

Het artikel gaat hieronder verder.