Keer op keer bewijst Bianca Bot (37) dat grenzen er zijn om overheen te stappen. In de loop van haar carrière slaat zij steeds nieuwe richtingen in. Dat brengt haar onder andere langs veiligheidsadvies, projectleiding en bedrijfsvoering. En nu functioneel beheer. Hoe is dat zo gelopen? “Ik heb een continue stroom van nieuwe uitdagingen nodig.”

Mooie ontwikkeling

Bianca’s ontwikkelpad begint vijftien jaar geleden bij de gemeente Voorst op de afdeling openbare orde en veiligheid (OOV). Hier behandelt ze eerst evenementenvergunningen, maar al snel komen er meer taken en een deeltijd rechtenstudie bij. Nog voordat ze afstudeert, krijgt ze de rol van adviseur OOV aangeboden. Een grote sprong voorwaarts, van praktische uitvoering naar veiligheidsplannen maken, multidisciplinaire overleggen voorzitten en gemeentelijke processen aansturen.

“Ik zou de burgemeester rechtstreeks gaan adviseren over veiligheidskwesties en crisisbeheersing. Dat was wel een spannende stap. Maar de organisatie had er vertrouwen in. En ik dacht: wat is het ergste dat kan gebeuren? Ik kan altijd weer iets anders gaan doen.”

In het diepe springen

Deze nuchtere instelling zal nog veel vaker van pas komen. Bianca gooit zichzelf gewoon in het diepe. Ze leert door het te doen, zoekt uit hoe de lijnen lopen en vindt op die manier haar weg.

Dat geeft haar ook het zelfvertrouwen om uiteindelijk de overstap naar een ander vakgebied te wagen. Na acht jaar ervaring in de openbare orde en veiligheid groeit de drang naar iets nieuws. Een uitdaging om zich opnieuw in te storten. Maar wat?

Overstap maken

De gemeente heeft er op dat moment veel taken bijgekregen in het sociaal domein. Door de Jeugdwet, Wmo en Participatiewet zijn gemeenten verantwoordelijk geworden voor het ondersteunen van inwoners. Dat opent nieuwe deuren voor Bianca.

Ze maakt de switch naar het sociaal domein en verdiept zich in de werkprocessen. Eerst als projectleider monitoring, daarna in een bredere rol als senior adviseur bedrijfsvoering. Zo komt ook de volgende uitdaging op haar pad.

Systeem in eigen beheer

De gemeente Voorst wil het beheer van de Suites Sociaal Domein binnen de afdeling beleggen. Met deze applicatie van Centric worden onder andere uitkeringen, begeleiding naar werk, kinderopvang en inburgering geregeld. De functionaliteiten van het systeem moeten bijdragen aan goede werkprocessen.

Met haar proceskennis is Bianca de aangewezen persoon om het beheer op zich te nemen. Het is nooit haar ambitie geweest om functioneel beheerder te worden, maar waarom eigenlijk ook niet?

“Het systeem moet voor de gebruikers werken, niet andersom,” legt ze uit. “Ik achterhaal de onderliggende behoeften, optimaliseer de processen en vertaal dat door naar de functionaliteiten. Dat maakt het functioneel beheer veel leuker dan ik van tevoren had gedacht.”

Het artikel gaat hieronder verder.

Nooit druk genoeg

Nu heeft ze haar handen vol aan functioneel beheer, bedrijfsvoering en ook de aansturing van de administratie. De meeste mensen zouden er stressvlekken van krijgen. Bianca niet. Zij gedijt bij drukte en combineert met plezier deze rollen. Tot er een paar jaar later weer een nieuwe uitdaging voorbijkomt die ze niet wil laten schieten.

Groot IT-project

De gemeente wil het Zaaksysteem implementeren voor de hele organisatie, een documentmanagementsysteem. Bianca stapt in de projectgroep en richt zich vanaf dat moment volledig op functioneel beheer. De taak: samen met collega’s de gemeentelijke processen uitdenken en inrichten binnen het Zaaksysteem en het systeem implementeren. Denk daarbij ook aan de integratie met de verschillende afdelingsapplicaties zoals de Suites Sociaal Domein.

Wat volgt is een intensief proces van uitdenken, inrichten, testen, weer terug naar de tekentafel en herhalen. Dat ligt haar goed. Ze heeft complexiteit nodig om gestimuleerd en gemotiveerd te blijven. Maar wat blijft er over als het systeem straks staat?

Alle kansen aangrijpen

Toevallig belt koen net wanneer Bianca zich beraadt op de volgende stap. Inmiddels heeft ze vijftien mooie jaren bij de gemeente Voorst gehad. Zou detachering iets zijn? Dan kan ze steeds opnieuw in het diepe springen met afwisselende projecten bij verschillende opdrachtgevers.

“Koen gaf mij het vertrouwen dat ze luisteren naar wat ik wil. Ze vonden het ook niet erg dat ik pas vier maanden later wilde starten, zodat ik het IT-project kon afronden. Ik vond koen heel betrokken en toegankelijk. Dat gaf de doorslag. En ik heb geen moment spijt van deze keuze gehad.”

Eerste opdracht

Bianca maakt in januari 2023 haar entree bij koen. Specifiek heeft ze interesse in implementatie- en doorontwikkelingsprojecten. Dat sluit naadloos aan bij haar eerste en huidige opdracht bij de gemeente Zwartewaterland.

Deze opdrachtgever deelt de Suites Sociaal Domein met twee andere gemeenten en wil het ontvlechten. Er moet een eigen omgeving komen met een eigen manier van werken. Een opgave die Bianca wel is toevertrouwd.

Het artikel gaat hieronder verder.

Starten bij het begin

Ze inventariseert van A tot Z waar de afdeling naartoe wil. Hoe moeten de samenwerking, de werkprocessen en de functionaliteiten eruitzien? Vanaf de eerste dag is ze tussen de medewerkers gaan zitten die dagelijks met het systeem werken. Zo krijgt ze beter inzicht in waar zij tegenaan lopen.

“Het draait erom dat we de werkprocessen verbeteren, efficiënter gaan werken, meer overzicht creëren, dossiervorming en informatie op orde brengen enzovoorts. Daarvoor moeten we als functioneel beheerders goed naar de gebruikers luisteren en hen meenemen in de veranderingen,” verklaart ze. “De collega’s komen nu ook bij mij met ideeën. Zo zetten we samen stappen.”

En nu?

Dit najaar is Bianca nog druk bezig met de ontvlechting bij de gemeente Zwartewaterland. En daarna? Dan is het tijd om andere systemen en afdelingen te gaan ervaren. Bijvoorbeeld KCC, ruimtelijk domein of HR. Functioneel beheer is een breed vakgebied en dat biedt veel afwisseling. Helemaal bij koen.

Word jij de collega van Bianca?

Wil jij net als Bianca steeds nieuwe ervaringen opdoen? Bij koen kom je in een groeiversneller. Je krijgt veel ontwikkelkansen en afwisselende opdrachten. Bekijk onze functioneel beheer vacatures of laat je vrijblijvend adviseren.