Bij veel gemeenten staat de positie van DIV ( Documentaire InformatieVoorziening ) in de toekomst ter discussie. Vreemd, want bij de klantgerichte overheid is DIV juist essentieel.

Veranderende wereld van DIV

koen-professional Roeland de Barbanson heeft samen met een collega van de gemeente Echt-Susteren (Jack Gruils) in een 2-tal publicaties de veranderde wereld van DIV in kaart gebracht. Denk aan onder andere de digitale informatievoorziening en het zaakgericht werken. Roeland en zijn collega delen graag de bevindingen van hun onderzoek.

De afdeling DIV staat voor meer dan enkel postregistratie en archivering. Het wordt steeds belangrijker om tijdens de behandeling van zaken alle relevante informatie en documenten ter beschikking te hebben. Dit zorgt namelijk voor overzichtelijke processen en draagt bij aan een servicegerichte overheid. Daar waar voorheen sprake was van een documentgeoriënteerde manier van werken spreken we tegenwoordig van een procesgeoriënteerde manier van werken, ofwel het zaakgericht werken.

Zaakgericht werken

Zaakgericht werken gaat ervan uit dat alle informatie voor alle betrokkenen gedurende een proces toegankelijk is. Dit zorgt voor transparantie en een constructieve samenwerking. Daarnaast kunnen gemeenten op deze manier de kwaliteit en doorlooptijd van de processen op een efficiënte wijze beheren en bewaken.

De kracht van zaakgericht werken ligt in het bundelen van procesinformatie met het zaakdossier en het tezamen beschikbaar stellen aan de klant en het management. Zaakgericht werken betekent ook dat alle documenten die voor een zaak relevant zijn, digitaal worden gebundeld en digitaal opgeslagen, ongeacht wie aan de zaak werkt en waar hij dat doet. Burgers en bedrijven kunnen de afhandeling van zaken eenvoudiger en beter volgen, bijvoorbeeld via MijnOverheid.

Doelen zaakgericht werken

Zaakgericht werken is ook geen doel op zich maar een middel om andere doelen te behalen, zoals:

• Het verbeteren van een klantgerichte dienstverlening.
• Het verhogen van de efficiency van processen.
• Het vereenvoudigen van informatievoorziening.
• Meer transparantie en inzicht in processen gemeentebreed.
• Het vergroten van de bestuurbaarheid van de processen.

Grotere rol dan vaak gedacht

Een klantgerichte focus heeft dus invloed op de gehele organisatie. De rol van DIV hierin is belangrijker dan veelal wordt gedacht. Eén ding mogen we niet uit het oog verliezen: ook zaakgericht/procesgericht werken kent geen ander doel dan te voldoen aan in- en externe informatiebehoeften, toegankelijkheid van informatie te waarborgen, gestructureerd werken en verantwoording en afleggen van rekenschap mogelijk te maken.

Door de opkomst van het zaakgericht werken is het archiveren getransformeerd naar een doorlopend proces. Binnen organisaties is DIV verantwoordelijk voor een juist beheer van alle documenten ( records ) waarmee de organisatie haar handelingen bewijst : volledigheid, authenticiteit, betrouwbaarheid, toegankelijkheid, raadpleegbaarheid en beschikbaarheid, nu en in de toekomst.

Meer eigen verantwoordelijkheid

Digitalisering en dus ook zaakgericht werken heeft nóg een consequentie: de ambtenaar krijgt steeds meer zelf verantwoordelijkheid voor het archiveren van zijn informatie in de aangeboden ondersteunende systemen.

Het ondersteunen en faciliteren om tijdens de behandeling van zaken informatie en documenten beschikbaar te hebben, wordt steeds belangrijker. DIV gaat actief meedenken over structuren, metadata, duurzaamheid en doorzoekbaarheid en niet meer achteraf aan de andere kant van de schutting de rommel opruimen.

DIV loopt als het ware als een rode draad door de gehele organisatie heen.

De 2 boven bedoelde publicaties zijn aan te vragen door een verzoek te sturen aan DIV@echt-susteren.nl

Hoe zijn Jack en Roeland tot deze DIV-publicaties gekomen?

Een oud rapport inzake stadsregionale samenwerking met als titel “De Stille kracht” ontlokte bij ons als reactie “Louis Couperus” en “dat is wat DIV tot voor kort kenmerkte binnen de overheid, daar moeten we iets mee kunnen doen.”

Naast enkele zinspreuken hebben wij voor de 1^e publicatie (met als titel “De Stille kracht – over de noodzaak van DIV”) volstaan met beelden, want beelden zeggen meer dan woorden. We bleken echter zelf ter zake van analoge en digitale informatievoorziening, en in het verlengde daarvan zaakgericht werken, over zo veel informatie te beschikken, dat een vervolg min of meer automatisch was en resulteerde in een 2^epublicatie “De Stille kracht – over de noodzaak van DIV, het vervolg.”

Daarin wordt duidelijk dat DIV als stille kracht noodzakelijk transformeert naar een actieve participatie op het terrein van digitale informatievoorziening en zaakgericht werken. Bedoelde informatie is overigens ontleend aan allerlei artikelen zoals die te vinden zijn op internet.

Met plezier hebben we de 2 publicaties ter beschikking gesteld van onze DIV-collega’s van de 3 gemeenten binnen de MER-organisatie: Maasgouw – Echt-Susteren – Roerdalen. Inmiddels hebben ook anderen daarvan al kennis genomen.